Rekisterinpitäjä
- Rekisterinpitäjä: swype.fi (“Palvelu”)
- Osoite: Koiruohontie 8, 01300 Vantaa
- Puhelin: +358 (0) 45 7833 1086
- Sähköposti: hello (at) swype.fi
Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Palvelun tilaajien ja sen entisten tilaajien, Palvelun toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (“Tilaaja”).
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Tilaajien henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (“Järjestelmä”).
Henkilötietojen käsittely perustuu Palvelun lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Palvelun jäsenien henkilö- ja yhteystietoja, muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja sekä Tilaajan itse lisätyt tiedot. Näitä tietoja ovat:
- Tilaajan ilmoittama nimi
- Tilaajan puhelinnumero
- Tilaajan kotiosoite
- Tilaajan sähköpostiosoite
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot (mm. IP-osoite)
- Tilaajan lisäämät tiedot (lomakkeiden kautta)
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Tilaajalta itseltään.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Palvelun Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Palvelun ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Palvelun yhteistyökumppaneille Palvelun jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötiedot ovat käytettävissä Palveluun liitetyille itsenäisille yhteistyökumppaneille tilausten parantamiseksi. Mikäli tilaus maksetaan verkossa, seuraavat tiedot jaetaan Palvelun yhteistyökumppanille Stripe Ltd. (Stripe Tietosuojakäytäntö):
- Tilaajan koko laillinen nimi
- Tilaajan maksukortti (salatussa muodossa)
- Tilaajan kotiosoite
- Tilaajan sähköpostiosoite
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Palvelu voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso.
- Palvelu on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Tilaajalla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Palveluun yhteyttä.
- Tilaaja on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Tilaaja on Palvelun jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Palvelun oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Palvelun sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Huomioi myös, että tietojen varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä. Tarkista tarvittaessa rekisterijärjestelmän palveluntarjoajalta (esim. sopimuksesta tai käyttöehdoista) kuinka kauan palveluntarjoaja säilyttää poistettuja tietoja varmuuskopioissa.
Profilointi
Palvelu voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Tilaajan automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena Tilaaja saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.
Tilaajan oikeudet
Tilaajalla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tilaaja voi antaa Palvelulle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi Tilaajalla on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Palvelun käsittelemät henkilötiedot;
- Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- Vaatia henkilötietojensa poistamista;
- Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Tilaajan suostumukseen;
- Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Palvelun oikeutettu etu;
- Saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että Tilaaja on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Palvelulle, Palvelu käsittelee kyseisiä henkilötietoja Tilaajan suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Tilaajan tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen sähköpostilla. Palvelu voi pyytää Tilaajaa tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Tilaajan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Palvelu voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Tilaajalla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Tilaajan asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Tilaaja katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteydenotot
Tilaajan oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen hello (at) onemediapartner.fi. Tilaaja voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
asiakaspalvelu@swype.fi
Swypes Oy (Helpponetti)
Koiruohontie 8, 01300 Vantaa
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 17.02.2023